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信息处理技术员:Word操作技巧(1)

2012-6-22 14:12 浏览次数:724 我来说两句(0)
 三、一种类似于图形软件方面的选中技巧

  在Photoshop中,有一个命令叫“保存选区”非常好用,在Word中也可以找到类似的方法,这就是书签。利用书签“存储选区”也是很好的方法,但要注意,他必须是连续的区域。

  方法是:先选中要定义的区域,插入/书签,输入书签名,定义一个书签。使用时:插入/书签,找到想选中的书签,点“定位”就选中了书签所代表的选择。这个功能在后台VBA中也很好用,制定特定范本的首选。

  特例:对段落进行样式时,不需要选中段落的,只要把光标放到段落中就行了。

  1、图表和公式的自动编号

  在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图1-1,表2-1,公式 3-4等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的第一张图(图2-1)前插入一张图,则原来的图2-1变为 2-2,2-2变为2-3,…,更糟糕的是,文檔中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图2-1”。如果图很多,引用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和公式存在同样的问题。

  能不能让Word对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文檔中的相应引用?答案是肯定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。

  自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求,第一章的图编号格式为“图 1-×”。将图插入文檔中后,选中新插入的图,在“插入”菜单选“题注”,新建一个标签“图1-”,编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改),位置为所选项目下方,单击“确定”后Word就插入了一个文本框在图的下方,并插入卷标文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例 ”,还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。Word会自动按图在文文件中出现的顺序进行编号。

  在文檔中引用这些编号时,比如“如图1-1所示”,分两步做。插入题注之后,选中题注中的文字“图1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入书签名,点“添加”。这样就把题注文字“图1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方,将游标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面),在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”,选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。在其它地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。

  至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”,文檔中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。

  表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。

  公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word默认),游标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式 1-”,点击“插入”,Word就将卷标文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文檔中引用公式编号的方法与图相同,此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。

  这里顺便说一下,交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文檔中可能发生变化的内容,Word使用域来进行文檔自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。注:

  1)题注中新建标签时,Word会自动在卷标文字和序号之间加一个空格,看起来不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。

  2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。

  3)图(表、公式)的编号改变时,文檔中的引用有时不会自动更新,可以鼠标右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文檔再打开Word会更新所有的域。



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