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信息处理技术员:Word操作技巧(5)

2012-6-22 14:20 浏览次数:769 我来说两句(0)
Excel 应用小技巧

  1、Excel小技巧

  Excel 2002新增了一项“文本到语音”功能,利用这项功能我们可以让Excel工作表开口说话,并可以在输入数据时实现语音校对,大大方便了我们的输入校对工作。单击“工具”菜单下的“语音”,然后选择“文本到语音”命令,打开“文本到语音”之后,会出现“文本到语音”的任务面板,共有五个控制按钮,从左到右依次是“朗读单元格”、“停止朗读”、“按行”、“按列”和“安回车键开始朗读”。如果你输入了大量的数据信息后发现某一个数据可能输错了,如果是以前你可能要拿着原稿,对着屏幕一一检查,现在好了,你可以选定要检查的数据范围,然后点击“文本到语音”任务面板的“朗读”按钮,然后看着你的原稿,听着 Excel的朗读就行了。既然我们的输入有时难免出错,为什么不在输入时仔细校对呢?选择“文本到语音”任务面板的“按下回车键开始朗读”按钮,然后开始输入,你在按回车键结束对一个单元格的输入时,Excel会接着读出的你刚才所输入的内容,这下可好了,我们眼睛着着原稿,双手不停地输入,耳朵听着刚才输入的内容,从而充分调动眼、手、耳等器官功能,实现高速输入。

  2、使用自定义序列排序

  使用自定义序列排序 在Excel排序对话框中选择主要关键词后单击选项,可以选择自定义序列作为排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。顺便说一下,排序可以选择按列或按行,我以前如果排行的顺序都是选择性粘贴转置,排完序后再转置

  3、在Excel中输入人名时使用“分散对齐”

  在Excel表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法,但是我们这里有更好的:我们以一列为例,将名单输好后,选中该列,点击“格式-单元格-对齐”,在“水平对齐”中选择“分散对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。

  4、快速选定Excel区域

  在Excel中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单元格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单元格即可。另:按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。

  5、Excel自带的示例文件

  在:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10\Samples 活页夹中有两个EXCEL示例文件SAMPLES:主要包含工作表函数,条件格式,数据有效性,图标标志,重复任务,数组,API示例,事件,自动化,ADO等演示数据,对学习Excel使用很有帮助SOLVSAMP:是用来学习加载宏“规划求解”的一个示例檔,当中包含6个方面的应用:产品组合、货物传送、排班组合、最大收益、投资方案和电路设计。

  6、快速选择Excel工作表

  在Excel中,要在一个有很多个工作表的工作簿中快速的选择某一个工作表,只需将鼠标指针移到工作薄左下角的工作表滚动轴(Sheet Tabs),然后点击右键,在快捷菜单中选择你想要的工作表。

  7、在Excel公式和结果间切换的快捷键

  在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到“显示”或“隐藏” 这也许是您盼望已久的一个功能;也许您每次都是从“工具”-“选项”-“视图”-“窗口选项”-“公式”来切换的。



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